Effektivisering af responshåndtering betaler sig

Mange virksomheder har ikke tilstrækkelig fokus på, at effektivisere responshåndtering og efterfølgende uddelegering af respondenter til den interne eller eksterne salgsstyrke. Men det er der råd for.

De fleste virksomheder inviterer til respons via kuponer, website o.l. Men ganske få virksomheder har etableret en effektiv proces for håndtering af respons, uanset om denne respons handler om at levere brochure, vareprøver eller andet.

Samtidig viser det sig, at mange virksomheder, ikke har et effektivt system for at delegere respondenter til den interne og/eller eksterne salgsstyrke. Erfaringen viser, at behandlingen af respons ofte beror på tilfældigheder. Det samme gælder for behandlingen af den irriterende returpost, der følger fra enhver direct mail kampagne.

Overlades til tilfældigheder
Jeg har tidligere analyseret på dette område og fandt at netop responshåndteringen ofte overlades til tilfældigheder. Det betyder at en vilkårlig medarbejder i eller udenfor marketingafdelingen overlades hvervet med at modtage og behandle respondenter. Men opgaven er sjældent godt forankret. Og ofte går noget galt, hvorved respons håndteres med større eller mindre forsinkelse, og den vigtige registrering af respons samt uddelegering af respondenter til salgsstyrken er ofte mangelfuld.

Og dette er forståeligt nok. For de fleste virksomheder har ikke folk ansat, der opfatter håndtering af respons som en vigtig del af deres job. Herudover er det de færreste virksomheder, der er gearet til at håndtere processerne for at levere brochurer, vareprøver o.l.

Sådan kan du effektivisere responshåndteringen
Flere fulfilment centre tilbyder nu en samlet løsning for responshåndtering. Løsningen giver dig mulighed for at outsource responsbehandlingen, hvormed du sikrer faste og ensartede rutiner for håndtering af respons. Dette sikrer dig ikke alene en effektiv behandling af respons, returpost o.l. men giver dig også mulighed for at håndtere leadbehandlingen effektivt og med fuld opfølgning.

Målbar responshåndtering
I al sin enkelthed, lander respons hos fulfilment centeret. Når respons er registreret, logger du på et webbaseret system, hvorfra du kan delegere leads til den interne eller eksterne salgsstyrke. Delegerer du eksempelvis et lead til en forhandler, vil forhandleren modtage en e-mail, hvor der står at du har delegeret leads til forhandleren. Næste skridt er at forhandleren modtager en e-mail med en anmodning om at logge på systemet for at godkende/afvise leads.

Du kan ovenikøbet følge leadet fra den initielle respons til forhandleren har færdigbehandlet emnet. Det betyder samtidig at du til enhver tid har et overblik over effektiviteten af indsatserne, og kan bl.a måle hvor effektiv din kampagne har været samt hvor dygtige salgsstyrken er til at konvertere respondenter til kunder